In onze dagelijkse ervaring met de ouderenzorginstellingen en hun teams zien we een constante: de communicatie met de families is zowel een absolute prioriteit als een voortdurende uitdaging. Het is een delicate lijn, essentieel voor het welzijn van de bewoner, die soms kan rafelen onder de druk van tijdsbeperkingen, misverstanden of simpelweg een gebrek aan geschikte hulpmiddelen. De vertrouwensrelatie tussen de familie en het etablissement is een fragiel ecosysteem dat moet worden gevoed door duidelijke, regelmatige en welwillende informatie.Stel je deze communicatie voor als een brug. Aan de ene kant is er de familie, bezorgd, liefdevol, soms angstig, die heeft toevertrouwd wat haar het meest dierbaar is. Aan de andere kant staat het zorgteam, toegewijd, bekwaam, maar vaak overvraagd, die zich inspant om de best mogelijke zorg te bieden. Wanneer de brug stevig is, stroomt de informatie vrij in beide richtingen, waardoor vertrouwen wordt opgebouwd en een echt partnerschap rondom de bewoner wordt gecreëerd. Maar als de brug fragiel of vol obstakels is, ontstaan er scheuren, gevoed door bezorgdheid en onzekerheid.Hier komt het digitale communicatieboekje in het spel. Het is geen simpel technologisch snufje, maar de architect van deze moderne brug. Het biedt een stevige, transparante en toegankelijke structuur waarmee essentiële informatie kan circuleren, de gemoederen geruststellend, het werk van professionals optimaliserend en ten slotte de levenskwaliteit van de oudere persoon verbeterend. We gaan samen ontdekken hoe dit hulpmiddel de dynamiek van communicatie transformeert en de pijler wordt van een succesvolle samenwerking.Voordat we over oplossingen praten, is het essentieel om de aard van de moeilijkheden op het terrein goed te begrijpen. Het gebrek aan vloeiende communicatie is niemand's schuld; het is een symptoom van een systeem waar middelen, vooral tijd, waardevol en beperkt zijn.
De frustratie van families op zoek naar informatie
Voor een familie is het plaatsen van een dierbare in een instelling vaak een moeilijke stap, beladen met complexe emoties. Zodra deze beslissing is genomen, ontstaat er een fundamentele behoefte: de behoefte om te weten. Hoe is de nacht verlopen? Heeft hij goed gegeten vanmiddag? Heeft hij deelgenomen aan de zangactiviteit? Heeft hij de dokter gezien? Deze vragen, op het oog simpel, weerspiegelen een legitieme bezorgdheid.Bij gebrek aan een toegewijd communicatiekanaal moeten de families vaak via de telefooncentrale gaan. Ze kunnen bellen op een moment van grote drukte (zorg, maaltijden), spreken met een intermediair die niet alle informatie heeft, of het gevoel hebben dat ze storen. Deze situatie kan leiden tot frustratie, een gevoel buitengesloten te worden en, in sommige gevallen, een verlies van vertrouwen. Ze vragen niet om constante bewaking, maar om een geruststellend venster op het dagelijks leven van hun ouder.De werklast van verzorgers en beperkte tijd
Aan de andere kant staan het zorgteam en al het personeel in het midden van de actie. Hun dag wordt bepaald door essentiële en geplande taken: hygiënische verzorging, medicijntoediening, maaltijdbegeleiding, begeleiding, medische bewaking... En daarbovenop komen de onvoorziene gebeurtenissen die in deze sector de norm zijn.In deze context kan het beantwoorden van telefoontjes van familieleden, hoewel als belangrijk erkend, worden ervaren als een constante onderbreking. De verzorger moet stoppen met wat hij doet, de informatie opzoeken, deze doorgeven en zich daarna weer op zijn taak concentreren. Vermenigvuldig dit met het aantal bewoners en families, en je krijgt aanzienlijke mentale belasting en tijdverlies. Het papieren communicatieboekje is vaak statisch, alleen ter plaatse toegankelijk en maakt een eenvoudige en snelle verspreiding van informatie naar alle betrokken naasten niet mogelijk.De impact op het welzijn van de bewoner
In het centrum van deze dynamiek staat de bewoner. Hij voelt als eerste de effecten van mislukte communicatie. Een bezorgde en gestreste familie straalt, zelfs onbedoeld, hun angst uit tijdens hun bezoeken. Een verzorger die door de tijd wordt gedwongen, zal misschien minder beschikbaar zijn om te luisteren.Omgekeerd, wanneer de communicatie vloeiend is, voelt de bewoner zich omringd door een echt "zorgcirkel". Hij voelt dat zijn familie en het tehuisteam hand in hand werken voor zijn welzijn. Weten dat zijn zoon of dochter op de hoogte is van zijn deelname aan de pottenbakkerijworkshop kan een vrolijk gespreksonderwerp worden bij het volgende bezoek, waardoor de banden en het gevoel van waardering worden versterkt. De communicatiekloof is dus niet alleen een logistiek probleem; het heeft een directe en diepe menselijke impact.Het digitale communicatieboekje : meer dan een hulpmiddel, een brug tussen werelden
Met deze uitdagingen in gedachten, presenteert het digitale communicatieboekje zich als een structurerende oplossing. Het vervangt niet het menselijke contact, maar vergemakkelijkt en verrijkt het. Het functioneert als een gecentraliseerd en vredig kanaal, waarin informatie asynchroon kan worden gedeeld, dat wil zeggen zonder dat beide partijen tegelijkertijd beschikbaar hoeven te zijn.Centrale rol van informatie: een unieke bron van waarheid
Een van de belangrijkste voordelen van het digitale communicatieboekje is het vermogen om alle relevante informatie op één plek te verzamelen. Geen losse notities meer, mondelinge informatie die potentieel vervormd wordt, of papieren boekjes die de familie alleen ter plekke kan inzien.Het digitale platform wordt de gedeelde referentie. Het kan bevatten:- Dagelijkse opvolging: maaltijden, hydratatie, humeur, deelname aan activiteiten.
- Medische informatie: verslagen van afspraken, veranderingen in behandeling (veilig gedeeld en volgens de machtigingen).
- Sociaal leven: foto's en video's van activiteiten, gedenkwaardige evenementen, verjaardagen.
- Directe berichten: een beveiligd berichtensysteem tussen de familie en het referentieteam voor niet-dringende vragen.
Toegankelijkheid en transparantie in real-time
Met een digitaal communicatieboekje wordt informatie overal en altijd toegankelijk, vanaf een smartphone, tablet of computer. Een zoon die in het buitenland woont, kan dezelfde foto van zijn lachende moeder ontvangen tijdens de muziekworshop als zijn zus die in de buurt woont. Deze toegankelijkheid is een ware revolutie voor geografisch verspreide families.Ze brengt een transparantie die de basis vormt van vertrouwen. Het feit dat men, op zijn gemak, de gebeurtenissen van de dag kan inzien, geeft een gevoel van sereniteit en nabijheid. Het is niet langer de familie die de informatie moet "opjagen"; de informatie komt proactief en georganiseerd naar hen toe.Veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens
We zijn ons ervan bewust dat het hanteren van persoonlijke en medische informatie het hoogste niveau van veiligheid vereist. Professionele oplossingen voor het digitale communicatieboekje zijn ontworpen met inachtneming van de strengste regelgeving, zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).De toegang is gepersonaliseerd en veilig. Elk familielid heeft zijn eigen identificatie, en de toegangsrechten kunnen nauwkeurig worden ingesteld. De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers, wat hun integriteit en vertrouwelijkheid garandeert. Deze technische strengheid is essentieel opdat de families en de etablissementen het hulpmiddel met vertrouwen kunnen gebruiken.Hoe het communicatieboekje het dagelijks leven transformeert
Voor de families: een venster op het leven van hun dierbare
Voor de families wordt de applicatie een open en welkome venster op het dagelijks leven van hun ouder. Stel je de gemoedsrust voor die het geeft om een melding te ontvangen met een foto van je vader in de tuin, of een kort bericht van de verzorger die zegt dat hij goed heeft geslapen. Deze kleine accenten veranderen de perceptie van de instelling, die niet langer een ondoorzichtige plek is, maar een transparante woonplek.Dit stelt hen ook in staat om de bezoeken voor te bereiden. In plaats van het gesprek te beginnen met een ondervraging ("Dus, wat heb je deze week gedaan?"), kan de familie inhaken op concrete feiten: "Ik zag dat je gisteren bingo had, heb je gewonnen?" of "De appeltaart die je gemaakt hebt zag er heerlijk uit!". De communicatie wordt rijker, kwalitatiever en gericht op delen in plaats van het zoeken naar informatie.Voor de zorgteams: tijdsbesparing en betere coördinatie
Voor de teams is het meest directe voordeel de tijdsbesparing. Eén enkele publicatie op het communicatieboekje kan tegelijkertijd tien leden van dezelfde familie informeren, waar anders meerdere telefoontjes nodig zouden zijn. De tijd die zo vrijkomt, kan direct worden ingezet voor de bewoners, voor meer luisteren, meer zorg, meer menselijkheid.Het hulpmiddel verbetert ook de interne coördinatie. Informatie die door de dagverpleegkundige is genoteerd, is onmiddellijk zichtbaar voor het nachteam. De overdrachten zijn betrouwbaarder en completer. Dit stelt hen in staat om een nauwkeurigere opvolging te creëren en om de behoeften van de bewoner effectiever te anticiperen. Het communicatieboekje wordt het collectieve geheugen van het team ten dienste van de bewoner.Voor de bewoners: een versterkt gevoel van verbondenheid
Hoewel de bewoner niet altijd de directe gebruiker van het hulpmiddel is, is hij de voornaamste begunstigde. Een bewoner die zijn familie betrokken, geïnformeerd en kalm voelt, is zelf meer op zijn gemak. Hij voelt zich niet langer als het punt van zorg dat spanning krijgt, maar als het centrum van een gecoördineerd netwerk van welwillendheid.De foto's en verhalen die in het communicatieboekje worden gedeeld, helpen ook tegen het gevoel van isolement te vechten. De bewoner ziet dat zijn leven binnen de instelling waarde heeft, dat het wordt gedeeld en bekeken door degenen van wie hij houdt. Het is een krachtig middel voor zelfwaardering en het behoud van sociale en familiebanden, zelfs op afstand.Voorbij communicatie: hulpmiddelen om de band en autonomie te versterken
Bij ons geloven we dat technologie in dienst moet staan van de mens en de verbinding. Het communicatieboekje is een fundamentele bouwsteen, maar het kan worden verrijkt met hulpmiddelen die verder gaan in stimulatie en begeleiding. Onze benadering is globaal: het gaat niet alleen om het overbrengen van informatie, maar ook om het creëren van deelkansen en het waarderen van iedereen's capaciteiten.Stimuleren en verbinden: onze trainingsaanpak
Opdat deze hulpmiddelen werkelijk effectief zijn, met name voor personen met cognitieve stoornissen zoals de ziekte van Alzheimer, is het cruciaal dat de zorgteams goed getraind zijn. Het is niet genoeg om een tablet in de handen van een bewoner te geven. Het is belangrijk te weten hoe het te gebruiken als een bemiddelaar van de relatie, hoe de activiteit aan te passen aan de capaciteiten van de persoon en hoe een eenvoudig spel in een moment van delen en succes om te zetten.Daarom hebben wij een speciale trainingssessie ontwikkeld voor het stimuleren en creëren van verbinding via spellen. Tijdens deze training leren we de professionals onze hulpmiddelen niet te gebruiken als doel op zich, maar als een middel om met de persoon te verbinden. We behandelen er technieken om aandacht vast te houden, aan te moedigen zonder falen, en het spel te gebruiken om een dialoog te openen. Een geslaagde activiteit, die daarna op het communicatieboekje wordt gedeeld, krijgt dan zijn volle betekenis voor de familie.EDITH, het spel dat generaties dichter bij elkaar brengt
Een van de belangrijke hulpmiddelen die we aanbieden, is ons geheugenprogramma op tablet, EDITH. Deze spellen zijn ontworpen met logopedisten en ergotherapeuten om zowel cognitief stimulerend als zeer gebruiksvriendelijk te zijn. Ze omvatten algemene cultuur, geheugen, logica, taal...EDITH wordt een prachtig hulpmiddel voor het communicatieboekje. Een animator kan een foto maken van de bewoner die een quiz over liedjes uit zijn tijd succesvol voltooit en die met de familie delen, vergezeld van een opmerking: "Mevrouw Dubois was vandaag onverslaanbaar op de klassiekers van het Franse chanson!". Zo'n informatie is veel rijker en positiever dan een simpele "de dag is goed verlopen". Het geeft de familie een positieve en actieve indruk van hun dierbare en nieuwe gespreksonderwerpen voor hun volgende bezoek.MON DICO, de stem teruggeven aan hen die deze hebben verloren
Communicatie verloopt niet altijd via complexe zinnen. Voor bewoners die te maken hebben met taalstoornissen (afasie) of ernstige cognitieve stoornissen kan het uiten van een eenvoudige behoefte een zware opgave zijn, een bron van grote frustratie. Het is met deze gedachte dat wij MON DICO hebben ontwikkeld.Het is een woordenboek op de tablet, gebaseerd op beeld en geluid. De persoon kan simpelweg een afbeelding aanraken (een glas water, een bril, een deken, een afbeelding die pijn op een plek van het lichaam aangeeft) om zijn behoefte of gevoel uit te drukken. De verzorger begrijpt onmiddellijk het verzoek. Deze informatie kan vervolgens naar de familie worden gestuurd via het communicatieboekje: "Vandaag heeft uw vader, dankzij MON DICO, zelf gevraagd om zijn favoriete muziek te luisteren". Dit is waardevolle informatie die laat zien dat, zelfs met veranderde communicatiecapaciteiten, de persoon zijn wensen en autonomie behoudt, en dat de instelling over de hulpmiddelen beschikt om hierop in te spelen.◆ ◆ ◆